REGLAMENTO PARA SOCIOS
3ª FERIA DEL LIBRO LIMA NORTE
1. OBJETIVOS DE LA 3ª FERIA DEL LIBRO LIMA NORTE
La Feria del Libro tiene los siguientes objetivos:
• Difundir del libro, como fuente de conocimiento y sano esparcimiento.
• Fomentar el hábito de la lectura en la población.
• Estimular la creación literaria de autores nacionales.
• Promover la industria editorial peruana.
• Brindar al público peruano la oportunidad de apreciar y adquirir las novedades editoriales, nacionales e extranjeras.
• Ofrecer un nutrido programa de actividades culturales relacionadas con el libro.
2. LUGAR, DURACIÓN E INAUGURACIÓN
La 3ª Feria del Libro Lima Norte se realizará en el Centro Comercial Mega Plaza, en el Distrito de Independencia, del 16 de abril al 2 de mayo de 2010. El acto inaugural se efectuará el viernes 16 de abril, a las 13:00 horas.
3. HORARIO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO
El horario es de 13:00 a 22:00 horas, todos los días. La Comisión Organizadora se reserva el derecho de modificar horarios, fechas y lugar de realización de la Feria.
4. EXPOSITORES
Identificación: Hasta el 7 de abril del 2010, el expositor deberá presentar una relación que contenga los nombres y números de documentos de identidad de un máximo de cinco personas por stand que atenderán al público que los visite en la Feria, así como el nombre que figurará en el letrero del stand.
Con esa información la Comisión Organizadora elaborará las credenciales de identificación en forma gratuita, que serán entregadas en la sede de la Cámara Peruana del Libro los días 12 y 13 de abril. Ese documento es de uso personal, obligatorio e intransferible.
El expositor está obligado a comunicar a la Comisión Organizadora cualquier variación del personal contratado a fin de proceder a la cancelación de la credencial respectiva, bajo responsabilidad. El expositor que solicite más credenciales que el tope de gratuidad establecido, tendrá que abonar 5 nuevos soles por cada credencial adicional, inclusive por causa de deterioro o extravío.
Horario: El personal del expositor deberá ingresar al recinto ferial una hora antes del horario señalado para el ingreso del público, a fin de abrir sus stands; debiendo retirarse de la Feria, a más tardar, quince minutos después de la hora de cierre al público. Si algún stand permaneciera cerrado o sin personal a la hora de inicio de la atención al público, el Jefe de Feria o los miembros de la Comisión de Feria están facultados para retirar la cubierta que proteja el stand y dejarlo expuesto al público, bajo responsabilidad y riesgo del expositor y sin ninguna responsabilidad de los organizadores; la misma medida se aplica si el expositor cierra el stand antes de la hora establecida.
Conducta: La Comisión Organizadora sancionará las conductas realizadas por cualquier expositor o su personal que vayan en contra de la moral o las buenas costumbres y/o agravien el prestigio y el crédito de la Feria o que constituyan conductas delictuosas o violatorias de los derechos de terceros asistentes al evento, tales como: fumar cigarrillos, ingerir alimentos o licores en los stands o corredores (excepto en actividades autorizadas por la Comisión Organizadora), perturbar con emisiones sonoras no autorizadas, etc.
5. STANDS
Ubicación, dimensiones y características: Están ubicados según el plano de distribución de la Feria que se adjunta al presente reglamento. Los stands predecorados son de 6.25m2 (2.5m. x 2.5m.) y 8.75m2 (2.5m. x 3.5m. o 3.5m. x 2.5m.), con una altura de 2.48m., armados con componentes del sistema de exhibición Octanorm, perfiles de aluminio y paneles aglomerados con revestimiento de melanina blanca, tres braquetes de iluminación con focos, letrero de identificación (con un máximo de 25 caracteres).
Asimismo, el stand contendrá un tomacorriente para un máximo de 200 watts de potencia. Si el expositor requiere de mayor energía deberá comunicarlo por escrito a la Comisión Organizadora de la Feria, una semana antes del inicio de la feria; la Comisión evaluará su factibilidad y le hará conocer el costo adicional para su cancelación inmediata; La Comisión efectuará una medición de la potencia instalada en cada stand a fin de cotejar el cumplimiento de esta norma; si se observa excedentes de consumo eléctrico se procederá a la facturación correspondiente para su cancelación antes del término del evento.
Ocupación del stand: Sólo el expositor y su personal atenderán en el área de participación solicitada. El número de personas que atenderán al público debe guardar una relación armoniosa con el área ocupada, de manera tal que permita desarrollar sus actividades dentro del perímetro del stand. Está prohibido que el expositor subarriende o comparta su stand, total o parcialmente, sean personas naturales o jurídicas de giro y/o especialidad similar o distinto al contratante; la inobservancia de esta norma motiva el cierre del stand.
Instalaciones adicionales: Las instalaciones complementarias que requiera el stand corren por cuenta de cada expositor, quien debe ceñirse a las especificaciones de energía eléctrica anteriormente indicadas, exhibir sobre mobiliarios acordes a la presentación del stand y observar las normas del buen gusto y decoro, a fin de no afectar la estética del conjunto de stands y del recinto ferial en general. Los muebles y todo material adicional que instale el expositor deberán ubicarse dentro del stand.
Los paneles con estructuras firmes para decoración o publicidad no excederán los 3 m. de altura en caso de stand predecorado o 4 m. de altura en las islas sin decorar. No está autorizado que el expositor utilice el cielo raso para instalar banderolas. Tampoco están permitidos los letreros luminosos, salvo que el expositor cumpla los requisitos de seguridad y buen decoro que autorice la Comisión Organizadora, los que no estarán al alcance del público. No se permite el uso de equipos de reproducción o amplificación de sonido, excepto cuando se requiera para una muestra audiovisual propio al giro del expositor y siempre que cuenten con las autorizaciones de las instituciones competentes que cautelan los derechos de reproducción audiovisual, en cuyo caso el volumen no deberá interferir con el normal desenvolvimiento de los demás expositores ni tampoco perturbar el desarrollo de otras actividades que se realicen en la Feria.
Los expositores que comercialicen productos musicales, acorde a lo establecido por el presente reglamento, efectuarán las pruebas de sus productos a través de auriculares. A la hora del cierre, el expositor cubrirá su stand con un cobertor de material apropiado o cortina. El expositor que realice operaciones comerciales con tarjetas de crédito o débito no podrá ni permitirá la colocación de materiales autoadhesivos de los respectivos operadores en los paneles del stand; la Comisión Organizadora entregará material publicitario de esas compañías operadoras para su instalación. Ante el desborde de materiales del expositor, fuera de su stand, el Jefe de Feria se encuentra facultado para retirar todo material bibliográfico, mueble o banderola que se encuentre en los corredores o colgado, total o parcialmente, que sobrepase los límites del stand.
6. MODALIDAD DE PARTICIPACIÓN
Sectorización de la Feria por giros comerciales: En esta oportunidad sólo se ha sectorizado la participación de los expositores que ofrezcan servicios de lectura veloz e idiomas.
Inscripción: Los socios de la Cámara Peruana del Libro que contribuyan con la cuota extraordinaria para financiar la Feria del Libro Lima Norte, que nos permitirá desarrollar nuestros objetivos institucionales de difusión cultural, podrán inscribirse a partir del 11 de marzo de 2010, solicitando su participación con cualquiera de los beneficios que se establecen en la Carta de Compromiso que se adjunta. Las inscripciones para solicitar stands se cierran el 6 de abril o una vez que se ocupen todas las áreas disponibles. Sólo la Cámara Peruana del Libro recibe las solicitudes de participación y se reserva la facultad de aceptar o rechazar las mismas.
Esa solicitud compromete al expositor a acatar las disposiciones contenidas en el presente Reglamento y las demás normas que establezca la Comisión Organizadora de la Feria en función de la mejor organización y desarrollo de la manifestación ferial. El área máximo de exhibición que podrá solicitarse es de 21.25 m2 por asociado, con excepción de quienes utilizaron un área mayor en la 1ª edición de la Feria.
Las ubicaciones de esas áreas se seleccionarán con quienes estén presentes en la sede de la Cámara a las 9:00 horas del día en que se inicia las inscripciones, dando prioridad a las empresas o instituciones que participaron en la 1ª Feria del Libro de Lima Norte, cuyo orden se determinará en base a la mayor área alquilada. Si dos o más expositores solicitan una misma área, se procederá a un sorteo para determinar el orden de selección. Luego de terminado ese primer grupo de solicitantes, continuarán todas las demás empresas asociadas presentes ese mismo día y hora. Los solicitantes que lleguen después de la hora o la fecha del inicio de las inscripciones, escogerán sus áreas de exhibición en el mismo orden cronológico en que asistan para la inscripción y luego de atendidos los anteriores grupos participantes.
Sin embargo, la Comisión Organizadora de la Feria podrá variar la ubicación del stand del expositor por lineamientos técnicos o de mejor distribución o ampliación de las áreas de la Feria. Para que el socio de la Cámara Peruana del Libro participe en la Feria es necesario que se encuentre al día en sus cuotas ordinarias.
Cancelación de Cuota Extraordinaria de Participación: El pago de la Cuota Extraordinaria se puede cancelar en forma íntegra o sujetarse a la modalidad de pago fraccionado. En ambas circunstancias el socio entregará el voucher de depósito o el cheque respectivo al momento de inscribirse, en caso contrario no se admitirá la inscripción, salvo que se trate de una entidad del estado o institución educativa estatal y que acredite el trámite de la gestión de pago. La Comisión Organizadora podrá disponer, sin previo aviso, del espacio de aquellos expositores que no cumplan con cancelar todas sus cuotas de participación dentro del período anterior a la fecha de vencimiento del fraccionamiento, renuncien o sean retirados de la participación por causales previstas en el presente reglamento, y de las cuotas abonadas hasta entonces la Cámara Peruana del Libro se quedará en forma definitiva con el 20% de la contribución total acordada, procediéndose a la devolución de la diferencia si hubiera.
7. VENTA DE MERCADERÍA Y AUTORIZACIONES
Lugar: Las exhibiciones y/o ventas de mercaderías o servicios del expositor deben realizarse dentro del perímetro del stand o área ocupada.
Exclusividad: Las ventas de mercaderías sólo podrán efectuarse por la entidad inscrita como expositora y para retiro inmediato; de verificarse lo contrario, se procederá a la clausura definitiva del stand o área ocupada y a la exclusión definitiva de la entidad infractora de todos los eventos feriales que organice la Cámara Peruana del Libro.
Artículos de exposición y venta: Libros, folletos, fascículos, software, disquetes y discos compactos que acompañen a un libro; discos y casetes para el aprendizaje de idiomas, técnicas de estudio veloz; dispositivas de carácter cultural o educativo; mapas, planos y esferas geográficas, revistas científicas, técnicas, literarias, didácticas, profesionales y/o de actualidad; láminas artísticas o de enseñanza y cuadros de arte; juegos educativos o didácticos; posters, cromos, tarjetas de saludo y videos culturales o turísticos. Están prohibidos exhibir o comercializar videos pornográficos. El expositor que quiera exhibir cualquier otro material no considerado anteriormente, deberá comunicar a la Comisión Organizadora su solicitud y contar con su aprobación.
Abastecimiento de mercaderías: El abastecimiento se efectuará todos los días, durante la hora previa al ingreso del público.
Prohibiciones: No se expone ni vende ediciones clandestinas, piratas o libros usados (con excepción de las obras que se encuentran fuera de circulación en el mercado local), tampoco publicaciones que hayan sido prohibidas con arreglo a las disposiciones legales vigentes o por atentar contra la soberanía nacional. Queda prohibida la venta sin contar con el comprobante de adquisición formal de la mercadería, hacer propaganda política u otra actividad ajena a la comercial o de servicios que se ofrece. Los sorteos y las rifas que promuevan los expositores deberán contar con autorización de la Comisión Organizadora y cumplir con las disposiciones legales pertinentes. Está prohibido que en los corredores o stands ajenos actúen los jaladores de clientes o se entregue material publicitario. De verificarse el incumplimiento de estas normas se procederá al cierre del stand.
Comprobantes de pago y Licencias: El expositor está obligado a extender los comprobantes de pago por las ventas realizadas y cumplir con las disposiciones legales vigentes; asimismo, deberá acatar los procedimientos establecidos para la obtención de las autorizaciones que correspondan ante la SUNAT, municipios, APDAYC y otras instituciones afines. Está prohibido entregar comprobantes de pago con una razón distinta al expositor inscrito o alterar el contenido del mismo, esos documentos serán requeridos al azar por el personal de control de las salidas del recinto ferial.
8. MONTAJE Y DESMONTAJE
Requisitos para la instalación del expositor: El expositor sólo podrá ocupar el stand si canceló la cuota extraordinaria por participación en la Feria, las cuotas ordinarias vencidas de asociado y presentándose con la tarjeta de montaje que la Comisión Organizadora entregará, hasta un máximo de 6 tarjetas por stand, el día que el expositor recoja las credenciales de su personal.
Decoración e instalación: Los trabajos de montaje de stands por parte del expositor se realizarán el 15 de abril, de 8:00 a 20:00 horas. Los materiales de decoración y equipos de considerable valor serán admitidos al recinto ferial con una guía de ingreso, que deberá ser visada por el responsable de Seguridad. No está permitido usar clavos, pintura, pegamentos, elementos autoadhesivos o cualquier otro material que pudiera dañar los paneles del stand y/o la superficie del área ocupada, ni cambiar la apariencia general de las unidades del recinto ferial, tampoco el uso de material inflamable para la decoración.
Para la instalación de cuadros, fotos, afiches u otros materiales se recomienda el uso de cintas autoadhesivas de doble contacto. El stand deberá estar limpio de escombros, cajas y materiales que no sean de la exhibición a la hora que vence el período de montaje. La Feria habilitará depósitos de basura, pero no para desmonte de construcción. En caso que los componentes del stand sufrieran algún daño causado por el expositor, su personal y/o su contratista, la Comisión Organizadora facturará al expositor el importe correspondiente, previa valorización del daño, para su inmediato pago. Incumplimiento del montaje: Los stands no ocupados hasta las 20:00 horas del 15 de abril de 2010 podrán ser utilizados por la Comisión Organizadora y el expositor perderá el derecho de uso de su stand y su cuota extraordinaria por participación. Si por caso fortuito o de fuerza mayor, debidamente sustentado, el expositor se viera imposibilitado de terminar la instalación del stand en el término establecido, deberá solicitar autorización a la Comisión Organizadora para concluir con el montaje fuera del horario de atención al público, concluyendo a más tardar un día después de la inauguración; en caso contrario, dicha Comisión tendrá la facultad de cerrar el stand dando por terminada la participación del expositor.
Desmontaje: El expositor realizará el desmontaje de su stand de 8:00 a 16:00 horas del día 3 de mayo. Sus materiales de decoración y equipos que hubieran registrado al instalarse podrán ser retirados del campo ferial sólo con la guía de remisión visada por el Jefe de Feria, previa conformidad del buen estado de las instalaciones ocupadas y siempre que el expositor haya cumplido con todos sus compromisos, así como el pago de eventuales daños causados a las instalaciones de la Feria. La Cámara Peruana del Libro tendrá la facultad para trasladar, por cuenta y riesgo del expositor, los muebles y equipos y mercaderías que no hayan sido retirados dentro del período del desmontaje, facturándose a cargo del expositor los gastos del traslado y/o depósito; ésos bienes permanecerán en garantía de cualquier adeudo generado por la participación en la Feria.
9. SERVICIOS
Centro de información: En dicho lugar, personal de la Comisión Organizadora, brindará orientación y atención a los requerimientos de los expositores y consultas del público asistente.
Auditorio de actividades artístico-culturales: Se programará una variada presentación de actividades para el público visitante, cuya organización está a cargo de la Dirección de Actividades Culturales de la Feria, y que se realizará en el Auditorio del recinto ferial. Las solicitudes de los expositores para incluir una actividad en el Programa Cultural serán atendidas de acuerdo a la disponibilidad de espacios.
Vigilancia: La Comisión Organizadora tendrá a su cargo la vigilancia general del recinto ferial. Este servicio no incluye el cuidado de cada stand y/o mercadería que se exponga durante el horario de permanencia de los expositores, el que correrá por cuenta y responsabilidad de cada uno de ellos.
Limpieza de áreas comunes y zona de circulación: La limpieza de los corredores del recinto ferial estará a cargo de la Comisión Organizadora, la que se efectuará en dos turnos: 1º) En la hora de ingreso de los expositores, 2º) de 18:00 a 19:00 horas. El expositor será responsable de la limpieza del interior de su stand.
Siniestros: La Cámara Peruana del Libro contrata un Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual para las instalaciones generales del recinto ferial, contra riesgos de incendio, asalto y otros colaterales, en el cual no se incluyen los materiales de los expositores. Cada expositor también debe tomar un Seguro contra posibles siniestros, bajo su responsabilidad; y está en la obligación de proteger sus mercaderías y equipos de posibles precipitaciones pluviales, con materiales impermeables y aislando sus pertenencias del suelo, a fin de evitar daños causados por esas precipitaciones.
Y, si a pesar de cumplirse con esas previsiones tales precipitaciones dañaran los productos y equipos de los expositores por deficiencias estructurales del recinto ferial, la Comisión Organizadora de la Feria reconocerá hasta el 50% de los precios de costo de los materiales dañados en el stand del expositor, previa evaluación de la Comisión Organizadora.
10. ORGANIZACIÓN Y AUTORIDADES
La autoridad máxima es la Comisión Organizadora de la Feria, encabezada por su Presidente. Dicha Comisión fija las políticas generales del evento y para su ejecución delega facultades en su personal, a cargo de un Jefe de Feria; quien se encarga de las consultas de los expositores y de velar por el cumplimiento del presente Reglamento y de las demás disposiciones de la Comisión.
11. RESPONSABILIDADES
El expositor será responsable por cualquier daño o perjuicio que cause a la propiedad de la Feria. Eventuales daños serán tasados por la Comisión Organizadora de la Feria y pagados por el expositor antes de retirar su mercadería del evento. Los organizadores de la Feria no se responsabilizan por:
1. El incumplimiento de pagos o disposiciones legales por parte del expositor o de sus contratistas.
2. La pérdida y daños causados a vehículos, mercadería, muestras, herramientas, equipos y material de decoración que el expositor o sus contratistas ingresen al recinto ferial durante el proceso de instalación.
3. Los accidentes que pueda sufrir el personal propio o contratado por el expositor.
4. Los daños o perjuicios que pueda ocasionar el expositor a terceras personas.
5. La caída del voltaje o interrupciones en el suministro de fuerza eléctrica.
12. NORMAS COMPLEMENTARIAS
Prevención: Por recomendación del Instituto Nacional de Defensa Civil el expositor está obligado a tener un extintor de PQS de 6 Kg. o mayor peso, en buen estado de acuerdo a las normas pertinentes, colgado sobre un soporte metálico o colocado sobre una base de madera, y señalizando su posición.
Asimismo, toda instalación eléctrica adicional se realizará con cable vulcanizado N° 14 (o cordón sólido entubado) y únicamente desde el tomacorriente del área de exhibición que ocupa el expositor. Es prohibido el uso de cordones eléctricos mellizos. La Comisión Organizadora procederá al retiro de cualquier instalación que no cumpla con esas especificaciones o que sea observado por el Inspector de Defensa Civil. Para los casos de corte intempestivo de fluido eléctrico se recomienda proveerse de linternas o lámparas, tomando las precauciones necesarias para evitar accidentes. Está prohibido en uso de velas.
Incumplimiento de normas: Si el expositor advirtiera alguna violación de este reglamento o de las normas de ética comercial, por parte de otro expositor, debe poner el hecho en conocimiento de los miembros de la Comisión de Feria, absteniéndose de recurrir a enfrentamientos de cualquier índole con el presunto infractor.
Nota: Las normas de este reglamento son de cumplimiento obligatorio, siendo el expositor responsable de su divulgación a todo su personal (técnico y de ventas) desde la aprobación de su participación. En casos especiales y debidamente justificados la Comisión Organizadora establecerá excepciones al Reglamento.
Lima, marzo del 2010
LA COMISIÓN ORGANIZADORA